Datamanagersystem
"Datenschutz leicht gemacht – Sicher. Klar. Effizient."
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Konzept des Datamanagersystems
"Ihr Datenschutz stets im Griff – Einfach, Sicher, Übersichtlich"
Unsere Website bietet Unternehmen einen zentralen Zugang zu einem umfassenden und intuitiven Datenschutzmanagementsystem. Dieses System wurde speziell entwickelt, um Unternehmen bei der Erfüllung ihrer Datenschutzanforderungen zu unterstützen, indem es alle notwendigen Prozesse und Dokumentationen digital bereitstellt. Die Nutzung des Systems ist grundsätzlich kostenfrei, allerdings sind bestimmte Datenschutzdienstleistungen, die zusätzlich in Anspruch genommen werden können, kostenpflichtig. Wir bitten jeden Interessenten, sich vorab zu registrieren, um Ihm den besten Service leisten und verbessern zu können.
Funktionen und Mehrwert
Zentralisierte Verwaltung:
Unternehmen können ihre Datenschutzdokumentationen, Risikobewertungen und Compliance-Checks bequem an einem Ort organisieren und verwalten.
Individuelle Anpassung:
Das System ist flexibel und passt sich den individuellen Anforderungen der Unternehmen und Ihrer jeweiligen Branche an.
Effizienz und Übersichtlichkeit:
Klare Strukturen und einfach bedienbare Funktionen erleichtern den Arbeitsalltag und schaffen Übersichtlichkeit bei komplexen Datenschutzaufgaben.
Zielgruppe:
Die Plattform richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen aus verschiedenen Branchen, die Wert auf rechtssicheren Datenschutz legen, ohne dabei auf eine einfache Handhabung zu verzichten.
Vision:
Mit unserer Plattform möchten wir Unternehmen dabei unterstützen, Datenschutz nicht nur als gesetzliche Pflicht, sondern als integralen Bestandteil eines erfolgreichen und vertrauensvollen Geschäftsmodells zu begreifen. Auf unseren einzelnen Seiten vermitteln wir Wissenswertes über den Datenschutz, dass kontinuierlich durch verschiedene Themen erweitert wird. Zudem stellen wir nützliche Downloads zur Verfügung, die Unternehmen bei der Umsetzung datenschutzkonformer Prozesse unterstützen.
Was wir tun?
Beratung zur DSGVO Compliance
Eine Beratung zur DSGVO-Compliance ist ein Prozess, bei dem Unternehmen und Organisationen dabei unterstützt werden, die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu verstehen und umzusetzen. Ziel dieser Beratung ist es, sicherzustellen, dass der Umgang mit personenbezogenen Daten den europäischen Datenschutzvorschriften entspricht. Die Beratung umfasst in der Regel eine Analyse der bestehenden Datenschutzmaßnahmen, die Identifizierung von Risiken sowie die Entwicklung von Strategien und Maßnahmen, um den Datenschutz im Unternehmen zu verbessern.
Wie funktioniert eine DSGVO-Compliance-Beratung?
- Analyse des Ist-Zustands: Zunächst wird geprüft, welche Daten Ihr Unternehmen sammelt, speichert und verarbeitet, und wie diese Daten geschützt werden.
- Risikobewertung: Es wird eine Bewertung durchgeführt, um potenzielle Schwachstellen oder Risiken im Zusammenhang mit dem Datenschutz zu identifizieren.
- Empfehlungen und Maßnahmenplan: Basierend auf der Analyse erhalten Sie Empfehlungen, wie Sie Ihre Datenschutzpraktiken verbessern können, um den DSGVO-Vorgaben zu entsprechen.
- Umsetzung und Schulung: Die empfohlenen Maßnahmen werden implementiert, und Ihr Team wird geschult, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit den neuen Datenschutzrichtlinien vertraut sind.
- Laufende Überprüfung: Eine kontinuierliche Überwachung und Aktualisierung der Datenschutzmaßnahmen stellt sicher, dass Ihr Unternehmen stets DSGVO-konform bleibt.
Datenschutzfolgeabschätzung
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist ein Verfahren nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das durchgeführt werden muss, wenn eine Datenverarbeitung ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen mit sich bringt. Ziel der DSFA ist es, diese Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Risikominderung zu ergreifen.
Schritte einer DSFA nach der DSGVO:
- Beschreibung der Datenverarbeitung: Hier werden Zweck, Art und Umfang der geplanten Datenverarbeitung detailliert beschrieben.
- Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit: Es wird geprüft, ob die Verarbeitung im Verhältnis zum Zweck steht und ob sie notwendig ist.
- Risikoanalyse für die Betroffenen: Es wird untersucht, welche Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen durch die Verarbeitung entstehen könnten.
- Maßnahmen zur Risikominderung: Basierend auf der Risikoanalyse werden Maßnahmen festgelegt, um Risiken zu minimieren, wie z. B. durch technische und organisatorische Maßnahmen (TOM).
Die DSFA ist ein wichtiger Teil der DSGVO-Compliance und muss vor Beginn der Datenverarbeitung durchgeführt werden. Falls die Bewertung ergibt, dass ein hohes Risiko für die Betroffenen besteht und dieses nicht ausreichend minimiert werden kann, muss die Aufsichts-behörde konsultiert werden.
Sie können ein Formular für die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung
Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)
Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß der DSGVO (Datenschutz-Grund-verordnung) sind Sicherheits-vorkehrungen, die Unternehmen und Organisationen umsetzen müssen, um personenbezogene Daten vor Missbrauch, Verlust oder unbefugtem Zugriff zu schützen.
Diese Maßnahmen umfassen technische Aspekte wie Verschlüsselung oder Firewalls, aber auch organisatorische Maßnahmen wie Zugriffsregeln, Schulungen oder die Dokumentation von Datenschutz-prozessen.
TOM's sollen sicherstellen, dass personenbezogene Daten auf eine Art und Weise verarbeitet werden, die den Datenschutz gewährleistet. Dabei müssen die Maßnahmen immer im Verhältnis zum Risiko stehen, also je sensibler die Daten, desto höher die Anforderungen an die Sicherheitsvorkehrungen.
Wenn Sie eine Übersicht oder ein Formular benötigen, um die TOMs für Ihr Unternehmen zu dokumentieren und umzusetzen, können Sie hier Ihr entsprechendes Formular herunterladen.
Datenschutz-Audit
Ein Datenschutz-Audit nach der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist ein strukturierter Prozess, bei dem Unternehmen ihre Datenschutzpraktiken auf Überein-stimmung mit den gesetzlichen Vorgaben überprüfen. Ziel eines solchen Audits ist es, sicherzustellen, dass personenbezogene Daten ordnungsgemäß erfasst, verarbeitet und gespeichert werden, um die Privatsphäre der betroffenen Personen zu schützen und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Wie funktioniert ein Datenschutz-Audit nach der DSGVO?
Vorbereitung:
Zunächst wird ein Überblick über alle datenschutzrelevanten Prozesse im Unternehmen erstellt. Dazu gehören die Identifizierung der betroffenen personenbezogenen Daten, die betroffenen Systeme und Anwendungen sowie die beteiligten internen und externen Akteure.
Bestandsaufnahme:
Es wird geprüft, welche Daten verarbeitet werden, warum sie verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt und wie lange die Daten aufbewahrt werden. Dabei wird auch kontrolliert, ob das Unternehmen eine aktuelle Datenschutzerklärung und datenschutzrechtliche Dokumentation führt.
Prüfung der Sicherheits-maßnahmen:
Ein wichtiger Teil des Audits ist die Überprüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zum Schutz der personenbezogenen Daten ergriffen werden. Dies umfasst beispielsweise die Datensicherheit, den Zugriffsschutz, die Verschlüsselung und die Daten-speicherung.
Analyse von Verträgen mit Dritt-anbietern:
Wenn das Unternehmen externe Dienstleister einsetzt, die personenbezogene Daten verarbeiten (z. B. Cloud-Provider oder IT-Dienstleister), müssen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) vorliegen, die den Anforderungen der DSGVO genügen.
Dokumentation der Verarbeitungs-tätigkeiten:
Unternehmen sind verpflichtet, ein Verzeichnis der Verarbeitungs-tätigkeiten (VVT) zu führen, in dem alle Datenverarbeitungsprozesse dokumentiert werden. Dieses Verzeichnis wird im Rahmen des Audits geprüft.
Überprüfung der Betroffenenrechte:
Es wird sichergestellt, dass das Unternehmen die Rechte der Betroffenen – wie Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch – korrekt und fristgerecht umsetzt.
Erstellung des Audit-Berichts:
Am Ende des Audits wird ein umfassender Bericht erstellt, der eventuelle Datenschutzverstöße oder Schwachstellen aufzeigt und Empfehlungen zur Verbesserung der Datenschutzpraxis enthält.
Maßnahmen zur Verbesserung:
Basierend auf den Ergebnissen des Audits sollten die festgestellten Mängel behoben und die Datenschutz-maßnahmen entsprechend angepasst werden.
Download eines DSGVO-Datenschutz-Audit-Formulars:
Um Sie bei der Durchführung eines DSGVO-konformen Datenschutz-Audits zu unterstützen, können Sie hier ein entsprechendes Formular herunterladen. Dieses Formular hilft Ihnen, alle wichtigen Punkte systematisch zu überprüfen und zu dokumentieren, sodass Sie den Audit-Prozess effizient und regelkonform gestalten können.
Download - Formular 1 Datenschutz-Audit
Download - Formular 2 Datenschutz-Audit
Datenschutz-Risikobewertung
Anleitung zur Durchführung einer Datenschutz-Risikobewertung nach DSGVO
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sieht vor, dass Unternehmen und Organisationen personenbezogene Daten sorgfältig verarbeiten und dabei sicherstellen, dass Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen minimiert werden.
Um dies zu erreichen, ist eine Datenschutz-Risikobewertung notwendig.
Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung dieser Risikobewertung:
Schritt 1:
Bestandsaufnahme der Daten-verarbeitungen
Erstellen Sie ein Verzeichnis aller Verarbeitungen personenbezogener Daten in Ihrem Unternehmen. Dazu gehören:
- Zweck der Datenverarbeitung
- Kategorien der betroffenen Personen (z. B. Kunden, Mitarbeiter)
- Kategorien der verarbeiteten Daten (z. B. Name, Adresse, Gesundheitsdaten)
- Empfänger der Daten (z. B. interne Abteilungen, externe Dienstleister)
- Technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen)
Schritt 2:
Risikobewertung der Daten-verarbeitungen Bewerten Sie die Risiken, die sich aus den verschiedenen Datenverarbeitungen ergeben. Berücksichtigen Sie dabei:
- Art der Daten: Sensible Daten (z. B. Gesundheits- oder Finanzdaten) stellen ein höheres Risiko dar als allgemeine Daten.
- Umfang der Verarbeitung: Je mehr Daten verarbeitet werden, desto größer ist das Risiko.
- Betroffene Personen: Verarbeiten Sie Daten von besonders schutzbedürftigen Gruppen (z. B. Kinder)?
- Schwere des potenziellen Schadens: Welche Folgen hätte ein Missbrauch oder Verlust der Daten für die betroffenen Personen?
- Wahrscheinlichkeit eines Schadens: Wie wahrscheinlich ist es, dass ein Schaden eintritt?
Schritt 3:
Maßnahmen zur Risikominimierung festlegen Ergreifen Sie Maßnahmen, um die identifizierten Risiken zu verringern. Mögliche Maßnahmen können sein:
- Technische Maßnahmen: Verschlüsselung, Anonymisierung, Pseudonymisierung
- Organisatorische Maßnahmen: Schulungen der Mitarbeiter, Zugriffsbeschränkungen
- Vertragliche Maßnahmen: Vereinbarungen mit Auftragsverarbeitern, um den Datenschutz zu gewährleisten
Schritt 4:
Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Risikobewertung, um nachweisen zu können, dass Sie den Anforderungen der DSGVO gerecht werden. Diese Dokumentation sollte regelmäßig aktualisiert werden, insbesondere bei Änderungen der Datenverarbeitung oder neuen Technologien.
Schritt 5:
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung. Da sich Datenschutz-risiken im Laufe der Zeit ändern können, ist es wichtig, die Risiko-
bewertung regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
Verzeichnis der Verarbeitungs-tätigkeiten
Zur Dokumentation Ihrer Daten-verarbeitungen gemäß Artikel 30 DSGVO benötigen Sie ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Ein Musterformular können Sie hier herunterladen:
Download - Formular für die Dokumentation Datenschutz-Risikobewertung
Verfahrensverzeichnis
Anleitung zur Verwendung eines Verzeichnisses der Verarbeitungs-tätigkeiten gemäß DSGVO
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt Unternehmen und Organisationen vor, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen, wenn sie personenbezogene Daten verarbeiten. Dieses Verzeichnis dient als Nachweis über die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und hilft dabei, einen Überblick über sämtliche Datenverarbeitungsprozesse zu behalten. Im Folgenden wird erklärt, wie Sie das Verzeichnis erstellen und nutzen können.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Verstehen Sie die Anforderungen:
Nach Art. 30 DSGVO ist jede Organisation, die personenbezogene Daten verarbeitet, verpflichtet, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern oder wenn die Datenverarbeitung ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen darstellt, regelmäßig erfolgt oder sensible Daten betroffen sind.
Sammeln Sie die notwendigen Informationen:
Um das Verzeichnis zu erstellen, müssen Sie die folgenden Informationen zu jeder Verarbeitungstätigkeit dokumentieren:
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (z.B. des Unternehmens oder der Organisation)
- Zwecke der Datenverarbeitung (Warum werden die Daten erhoben und verarbeitet?)
- Kategorien betroffener Personen (z.B. Kunden, Mitarbeiter)
- Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Namen, Adressen, Kontodaten)
- Empfänger der Daten (Wer erhält die Daten, z.B. Dienstleister?)
- Datenübermittlung in Drittländer (Falls zutreffend)
- Vorgesehene Löschfristen (Wann werden die Daten gelöscht?)
- Technische und organisatorische Maßnahmen (Wie werden die Daten geschützt?)
Füllen Sie das Verzeichnis aus:
Nutzen Sie das bereitgestellte Formular für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, um die gesammelten Informationen strukturiert zu dokumentieren. Achten Sie darauf, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind und die Angaben aktuell und korrekt sind.
Aktualisieren Sie das Verzeichnis regelmäßig:
Datenschutz ist ein fortlaufender Prozess. Sie müssen das Verzeichnis regelmäßig aktualisieren, insbesondere wenn sich Verarbeitungstätigkeiten ändern, neue hinzukommen oder alte Prozesse wegfallen.
Stellen Sie das Verzeichnis der Aufsichtsbehörde zur Verfügung:
Auf Anfrage müssen Sie das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten der Datenschutzbehörde vorlegen können. Es ist daher wichtig, das Verzeichnis ordnungsgemäß zu führen und bei Bedarf schnell darauf zugreifen zu können.
Nutzen Sie das Verzeichnis als internes Kontrollinstrument:
Das Verzeichnis hilft Ihnen nicht nur, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern dient auch als internes Kontrollinstrument, um Schwachstellen in der Datenverarbeitung zu erkennen und Maßnahmen zur Verbesserung der Datensicherheit einzuleiten.
Downloadbereich:
Hier können Sie das Formular (in Tabellenform) für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten herunterladen:
Download - Formular für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Ein Verfahrensverzeichnis könnte die folgenden Informationen enthalten:
- Name des Verfahrens
- Zweck der Verarbeitung
- Kategorien betroffener Personen
- Kategorien personenbezogener Daten
- Rechtsgrundlage der Verarbeitung
- Kategorien von Empfängern
- Übermittlungen an Drittstaaten
- Löschfristen
- Technische und organisatorische Maßnahmen
- Verantwortliche Stelle
Verarbeitungstätigkeiten
Verarbeitungstätigkeiten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beziehen sich auf jede Operation, die im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten durchgeführt wird. Dazu gehören z.B. das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln von Daten.
Unternehmen und Organisationen sind nach Art. 30 DSGVO dazu verpflichtet, ein Verzeichnis über alle Verarbeitungstätigkeiten zu führen, die personenbezogene Daten betreffen. Dieses Verzeichnis dient der Nachvollziehbarkeit und Transparenz im Datenschutz und ist eine wichtige Maßnahme zur Einhaltung der DSGVO.
Um sicherzustellen, dass alle relevanten Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert sind, benötigen Sie ein strukturiertes Formular, in das Sie diese Tätigkeiten eintragen können.
In diesem Formular werden Informationen wie der Zweck der Datenverarbeitung, die betroffenen Kategorien von Personen und Daten, Empfänger der Daten sowie Sicherheits-maßnahmen festgehalten.
Hier können Sie ein Formular zur Dokumentation Ihrer Verarbeitungstätigkeiten gemäß DSGVO herunterladen und ausfüllen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen den Anforderungen entspricht.
Download - Formular Verarbeitungstätigkeiten
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FALK BOEDE
DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER & CEO
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